Ga verder naar de inhoud

Hoe moet je beslissingen bekendmaken bij de griffie?

Als vzw moet je aantal documenten en gegevens in een extern vzw-dossier openbaar maken en up-to-date houden. Dat dossier wordt bijgehouden in het zogenaamde 'rechtspersonenregister' op de griffie van de Ondernemingsrechtbank.

Waarover gaat het?

De wet verplicht je als vzw om een aantal akten, beslissingen en stukken openbaar te maken. Je moet ze 'neerleggen' (lees: indienen), in je extern verenigingsdossier bij de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank. Vervolgens publiceert de griffie ze in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Onder welke griffie valt je vzw? Vul in de tool territoriale bevoegdheid de stad/gemeente in waar de zetel van je vzw ligt. De griffie van de Ondernemingsrechtbank die in de lijst verschijnt, beheert jouw extern vzw-dossier.

Check voor je bezoek zeker de openingsuren en het adres van specifiek de griffie/dienst van de rechtspersonen en VZW's van de juiste afdeling van de Ondernemingsrechtbank.

Opgelet: akten voor de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148, 1190 Vorst (tel. 02/348.96.80).

Je externe verenigingsdossier bestaat o.a. uit:


Bij de oprichting van je vzw leg je de oprichtingsakte en de aanstelling van de eerste bestuurders neer bij de griffie. Zo worden ze in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Later moet je elke wijziging van de statuten en nieuwe bestuurswissels neerleggen en publiceren.

Welke beslissingen en handelingen moet je neerleggen?

  • over de oprichting van een vzw:
    • de oprichtingsakte (door de oprichters), met daarin de statuten
    • de aanstelling van de bestuurders (op de eerste bijeenkomst van de AV)
    • de (eventuele) aanstelling van de vertegenwoordiger(s) (door het Bestuur, of de AV als die daarvoor statutair bevoegd is)
  • een statutenwijziging (door de AV)
  • wijziging van de naam of zetel
  • wijzigingen in het Bestuur:
    • de benoeming van nieuwe bestuurder(s) (door de AV)
    • de (vaststelling) van het einde van een bestuurdersmandaat (door verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege)
    • de hernieuwing van een bestuurdersmandaat (door de AV)
    • de aanvaarding van het ontslag van een bestuurder tijdens mandaatstermijn (door de AV)
    • het ontslag van een bestuurder (door de AV)
  • wijzigingen in het Dagelijks Bestuur:
    • de benoeming van een/meer dagelijks bestuur(der(s)) (normaal door het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
    • de (vaststelling) van het einde van het mandaat (door verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege) van dagelijks bestuurder(s)
    • de hernieuwing van een mandaat van een dagelijks bestuurder (normaal door het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
    • aanvaarding van het ontslag van een dagelijks bestuurder (aanvaarding door het Bestuur, of de AV als die statutair bevoegd is)
    • het ontslag van een dagelijks bestuurder (normaal door het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
  • wijzigingen van vertegenwoordigers
    • de benoeming van vertegenwoordiger(s)
    • het einde van het mandaat van vertegenwoordiger(s)(door verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege)
    • het ontslag van vertegenwoordiger(s) (normaal door/aan het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
  • de benoeming, het einde van het mandaat, het ontslag van de commissaris(sen)-revisor (door de AV)
  • de jaarrekening (als je een kleine vzw met vereenvoudigd schema hebt)
  • de ontbinding van je vzw

Gebruik de officiële formulieren

Je kan de formulieren downloaden via deze pagina.

Wijzigingen moet je op papier doorsturen naar de griffie, dat kan (nog) niet volledig elektronisch.

Formaliteiten bij oprichting van een vzw kunnen elektronisch via e-griffie.

Opgelet: Als een of meerdere bestuurders (en/of dagelijks bestuurders) niet-Belg zijn en ze geen BIS-registernummer hebben, moet je de neerlegging toch op papier doen. In dat geval is elektronische neerlegging niet mogelijk.

Een BIS-registernummer is een uniek identificatienummer voor personen die niet ingeschreven zijn in het Rijksregister, maar die toch een relatie hebben met de Belgische overheden. Je vindt het BIS-nummer terug op documenten zoals het aanslagbiljet, het nummer van je pensioendossier, de vreemdelingenkaart...

Voor wie ook geen BIS-registernummer heeft, zou een kopie van het identiteitsbewijs moeten volstaan. Je kan bij de griffie een BIS-nummer aanvragen door een de kopie van het identiteitsbewijs samen met het formulier I naar de griffie te sturen.


TIP: Met de vzw-beheerstool van Assist regel je de formaliteiten in een handomdraai. Gedaan met kopzorgen bij de publicatie van al je benoemingen/ontslagen van (dagelijks) bestuurders, vertegenwoordigers en statutenwijzigingen.
Vul je gegevens in het onderdeel ‘wettelijke publicaties en bekendmakingen’ in en de nodige documenten rollen zo uit je printer. Alleen nog ondertekenen en verzenden!

Hoe moet je een bestuurswissel bekendmaken? Bekijk ons VZWebinar



Opgelet: in de praktijk gelden per griffie extra administratieve verplichtingen. Bekijk ook onze updates voor Oost- en West-Vlaanderen en Antwerpen onderaan.

Overzicht formulieren per beslissing

Beslissing Wat heb je nodig? Kosten (incl. btw) (tarief 01/03/'23 - 29/02/'24)
Oprichting vzw online via e-griffie of e-depot (notaris)
onderhandse oprichtingsakte, in (minstens) 2 exemplaren OF authentieke akte (door notaris), als je een onroerend goed inbrengt. Via online toepassing
168,31 euro
Oprichting vzw op papier bij griffie Ondernemingsbank
onderhandse oprichtingsakte, in (minstens) 2 exemplaren OF authentieke akte (door notaris), als je een onroerend goed inbrengt. 3x formulier I (Luiken A, B en C)
233,50 euro
Wijziging mandaat (benoeming, einde) van Bestuur/ Dagelijks Bestuur/ vertegenwoordiger
(op papier) 3x formulier I + 2x formulier II
157,91 euro
Statutenwijziging
(op papier) 3x formulier I + bij wijziging bepaalde duur van de vzw of wijziging boekjaar: 2x formulier II
157,91 euro
Statutenwijziging: wijziging naam en/of zetel
(op papier) 3x formulier I + 2x formulier II
157,91 euro (mogelijks gratis als op beslissing gemeente, met bewijs)
Neerlegging gecoördineerde statuten na statutenwijziging
Ondertekend document aan griffie, met vermelding naam, rechtsvorm, adres zetel, ondernemingsnummer, het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, vermelding van de rechtbank van de zetel, het e-mailadres en website van de vzw indien je die hebt
gratis
Benoeming of beëindiging functie commissaris-revisor
3 x formulier I
157,91 euro
Ontbinding
3 x formulier I, luik A en B. Luik C onderaan ondertekenen + 2 x formulier II, luik A (1° en 2° a), en luik C (3°, 6° en 7°)
157,91 euro

Meer info vind je ook op de site van de 'Bijlage van de Rechtspersonen' van de overheid.

Publicatiekosten

Je moet de kosten voor de bekendmaking vooraf betalen via overschrijving op rekening 679-2005502-27 van het Belgisch Staatsblad (CODE BIC/SWIFT: PCHQBEBB – CODE IBAN BE48 6792 0055 0227).

Bij een online oprichting van je vzw worden de kosten verrekend via online betaling op moment van neerlegging (e-griffie) of via de notaris (e-depot). E-depot is alleen toegankelijk voor notarissen.

Timing van de neerlegging

  • Formulier II: binnen de maand na de wijziging.
  • Andere: zo snel mogelijk met het oog op tegenstelbaarheid aan derden.

In de praktijk gelden per griffie soms extra specifieke regels, die we hieronder verzamelen:

Ondernemingsrechtbank Gent: Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen

Laatste verduidelijking: Dienstnota met betrekking tot de diensten van het RPR (03/05/2022)
FAQ: Veel gestelde vragen aan de griffie

  • Leg alle formulieren 3x neer
  • Wil je een bestuurder (her)benoemen of ontslaan, dan moet je een kopie van de voor- en achterzijde van de identiteitsdocumenten van die bestuurder toevoegen.
    Kan je geen kopie van de ontslagnemende bestuurder bekomen, dan is de ontslagbrief ook voldoende. Als dat ook niet mogelijk is, volstaat een document met de reden waarom geen kopie van de identiteitsdocumenten van de vervangen bestuurder wordt meegegeven, ondertekend door de neerlegger.
    Voor een nieuwe bestuurder volstaat een verklaring niet, daarvoor moet je altijd alle identiteitsgegevens meedelen en neerleggen.
  • De beslissing van het Bestuur of van de AV moet origineel/digitaal getekend en geparafeerd worden door alle personen die betrokken zijn bij de beslissing (naam-voornaam-handtekening)
    Van wie heb je dus de handtekening nodig voor welke beslissing?
    • benoeming van een bestuurder: handtekening van alle leden aanwezig op de AV die hem (her)benoemden
    • bestuurder neemt ontslag: handtekening van alle leden aanwezig op het bevoegde orgaan dat het ontslag aanvaardde
    • bestuurder wordt ontslagen: handtekening van alle aanwezigen op de AV die hem ontsloeg

      Belangrijk: ontslagen en (her)benoemde personen moeten ook tekenen. Kan de ontslagnemende niet meer tekenen, dan is een ontslagbrief ook voldoende.
  • Als je geen kopie van de ID kan voorleggen, moet je een ondertekend document bijvoegen bijv. een ontslagbrief
  • Een zetelwijziging moet je binnen 1 maand na de AV publiceren. Is die maand al voorbij, dan moet je binnen de 2 weken een geregistreerd bewijs leveren dat je een zakelijk of persoonlijk recht hebt op het onroerend goed waarop je de maatschappelijke zetel zal vestigen (bijv. een huurovereenkomst of eigendomsbewijs)

    Een bewijs van zakelijk of persoonlijk recht op het onroerend goed is ook nodig:
    • als je zetelverplaatsing volgt op een recente zetelverplaatsing (binnen 1 jaar voor nieuwe zetelverplaatsing)
    • als de ondertekende beslissing tot zetelverplaatsing van het Bestuur of de AV al méér dan 1 maand oud is wanneer je ze neerlegt ter griffie
  • Als een professional zoals o.a. boekhouder/advocaat/notaris neerlegt, moet die altijd een ondertekend certificaat bijvoegen met:
    • zijn persoonlijke identiteits- en contactgegevens en een kopie van de identiteitskaart;
    • de gegevens van zijn onderneming;
    • zijn erkenningsnummer;
    • de naam van het Instituut of de Orde waartoe hij behoort;
    • een getekende verklaring waarop hij de datum vermeldt, met de woorden: “Ondergetekende, die in overeenstemming met zijn deontologische verplichtingen, de belanghebbende(n) bij de neergelegde akte(n) heeft geïdentificeerd die betrokken zijn bij de gepresenteerde publicatie.”
      De boekhouder/advocaat/notaris moet het zelf invullen en origineel tekenen. Gebruik het juiste certificaat.

Uitzondering: Je hebt geen certificaat, verklaring of kopie van de identiteitskaart nodig als de benoemings- of ontslagakte een notariële akte is én door een notaris wordt neergelegd

  • Statuten hoef je niet apart aan te geven aangezien ze al in luik B staan. Vroeger raadden we aan om ook nog een gecoördineerde versie van je statuten mee te sturen voor de duidelijkheid.
  • Als je een bewijs van neerlegging wil, moet je een derde exemplaar van formulier I toevoegen en een geadresseerde briefomslag met een zegel.

Ondernemingsrechtbank Antwerpen (incl. Limburg)

Laatste info: Algemene aandachtspunten bij het neerleggen van publicatieformulieren

  • Bij een zetelverplaatsing moet je steeds in de hoofding vermelden waar de zetel momenteel is, en in de publicatie vanaf welke datum de zetel verplaatst wordt naar het nieuwe adres
  • Bij neerlegging van het verslag van de AV, en de nieuwe gecoördineerde statuten (= aparte documenten) moet je beide stukken apart maar origineel tekenen: naam-voornaam-handtekening
  • Als je stukken tegelijk samen neerlegt (bijv. verslag AV en de nieuwe gecoördineerde statuten) moet je deze stukken altijd vermelden op Luik B na afsluiting van de tekst (= na naam-voornaam-hoedanigheid, dus na de handtekeningen) op de laatste bladzijde.
    Je moet een soort inhoudsopgave meegeven van wat je allemaal tegelijk neerlegt.
    Bijv: "De volgende documenten werden gelijktijdig neergelegd op de griffie:
    • een betalingsbewijs aan het Staatsblad
    • een ondertekend verslag van de AV
    • nog een aparte kopie van de gecoördineerde statuten ook ondertekend
    • drie exemplaren van formulier I
    • twee exemplaren van formulier II.”
  • Als een lasthebber de stukken ondertekent, moet je ofwel een originele volmacht bijvoegen (nominatieve aanduidding van de gevolmachtigde), ofwel de volmacht mee publiceren.
  • Op het betalingsbewijs moet je ook je vermelden:
    • het rekeningnummer van het Staatsblad
    • het rekeningnummer van je vzw als opdrachtgever
    • je ondernemingsnummer
    • de naam van je vzw

Nederlandstalige ondernemingsrechtbank Brussel

Leg je akten neer op de griffie van de Dienst rechtspersonen en VZW’s in de Britse Tweedelegerlaan 148, 1190 Vorst.
FAQ's

Ondernemingsrechtbank Leuven

Misschien ook interessant voor jou

Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor nieuwe vzw’s in werking. Tegen 1 januari 2024 moeten alle vzw’s hun statuten daaraan aanpassen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 16 januari 2023

Bij het uitbreken van de coronacrisis werd er een tijdelijke regeling uitgewerkt om schriftelijke en digitale Algemene Vergaderingen mogelijk te maken. Die regeling werd eind december 2020 vervangen door een permanente regeling voor online vergaderen.

Vzw-beheer
·
Algemene vergadering
·
gewijzigd op 17 februari 2023

Hier kan je alles lezen over de belangrijkste wijzigingen voor je vzw volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 20 februari 2023