Hoe verplaats je de maatschappelijke zetel van je vzw?

Standaardregel

Wettelijk is het Bestuur bevoegd om de maatschappelijke zetel te verplaatsen zolang dat binnen hetzelfde taalgebied is.
Bijv.: je verplaatst de zetel van Gent naar Antwerpen.

Verhuis je naar een ander taalgebied waardoor de taal van je statuten wijzigt, dan kan echter enkel de Algemene Vergadering deze beslissing nemen. Bovendien moet je dan alle formaliteiten voor een statutenwijziging respecteren.
Bijv.: je verplaatst de zetel van Hasselt naar Luik.

Afwijkende statuten?

Je statuten kunnen echter bepalen dat eender welke verplaatsing van de zetel altijd een beslissing van de Algemene Vergadering vereist.
Lees dus altijd na wat er in je statuten staat over zetelverplaatsingen.

Als je huidige statuten het volledige adres van je zetel vermelden, moet je altijd een statutenwijziging doen om dat adres aan te passen, of om het voor de toekomst weg te laten en enkel nog het gewest te vermelden (zie TIP hierboven).

Vermelden je huidige statuten al enkel het gewest van de zetel, dan moet je geen statutenwijziging doen als je de zetel binnen hetzelfde gewest verplaatst.

Je moet wél nog steeds een statenwijziging doen en dus de bijhorende formaliteiten respecteren als:

• je verhuist naar een ander taalgebied waardoor de taal van je statuten wijzigt
• je verhuist naar een ander gewest

In principe moet je een zetelverplaatsing binnen 1 maand na de AV publiceren.

Voor de Ondernemingsrechtbank Gent: Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen gelden extra eisen:

• Is de termijn van 1 maand al voorbij, dan moet je binnen de 2 weken een geregistreerd bewijs leveren dat je een zakelijk of persoonlijk recht hebt op het onroerend goed waarop je de maatschappelijke zetel zal vestigen (bijv. een huurovereenkomst of eigendomsbewijs)
  
  
• Een bewijs van zakelijk of persoonlijk recht op het onroerend goed is ook nodig:
  • als je zetelverplaatsing volgt op een recente zetelverplaatsing (binnen 1 jaar voor nieuwe zetelverplaatsing)
  • als de ondertekende beslissing tot zetelverplaatsing van het Bestuur of de AV al méér dan 1 maand oud is wanneer je ze neerlegt ter griffie

We hebben een handige VZWebinar die de procedure van het neerleggen van de formulieren stap voor stap doorloopt. Het gaat daarin enkel over bestuurswissels, maar het is dan gewoon kwestie van in formulier I Luik B, behalve de eventuele bestuurderswissel, ook de zetelverplaatsing in te voegen.

Let erop dat als je meerdere beslissingen wil bekendmaken, je dat duidelijk apart vermeldt in de verslagen in formulier I luik B. Zo is het duidelijk voor de griffie wat je allemaal tegelijk neerlegt.

Concreet:

• een betalingsbewijs van de publicatiekosten aan het Belgisch Staatsblad met in de mededeling het ondernemingsnummer
• een ondertekend verslag van het bevoegde orgaan (AV/ Bestuur) waarin de wijziging(en) werden goedgekeurd
• 3 exemplaren van formulier I (luik B ondertekend achteraan - dus niet recto verso afdrukken - en luik C ondertekend vooraan). Hier vermeld je nog het oud adres.
  Plak in Luik B de verslagen waarin de wijziging(en) werden goedgekeurd en vermeld daarin het nieuwe adres van de maatschappelijke zetel.
  -> dus bijv. toevoegen: "De maatschappelijke zetel van de vereniging zonder winstoogmerk werd vanaf xx/xx/xxxx overgebracht naar het nieuwe adres: ...”
  
  Onderaan luik B sluit je af met: "De volgende documenten werden gelijktijdig neergelegd op de griffie:
  • een betalingsbewijs aan het Belgisch Staatsblad
  • een ondertekend verslag van de AV en van het Bestuur
  • drie exemplaren van formulier I
  • twee exemplaren van formulier II.”
• 2 exemplaren van formulier II
  In formulier II Luik A 4° vul je pas het nieuwe adres in

Bijkomend stellen sommige griffies extra eisen. We verzamelen info daarover op onze pagina Hoe moet je beslissingen bekendmaken bij de griffie?

Meer info vind je hier: