Ga verder naar de inhoud

Privacy policy

Privacyverklaring (18-10-2018)

Privacy Verklaring van Scwitch cvba so

Scwitch cvba so hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over hoe wij zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens. Scwitch cvba so houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Als je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Scwitch cvba so
Ravensteingalerij 28
1000 Brussel

info@scwitch.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere deelnemers aan samenaankopen, projecten en sessies. Ze is van toepassing op alle freelancers, medewerkers van organisaties en personen die belangstelling tonen voor onze activiteiten, diensten of producten, en ze is tevens opgemaakt voor al onze klanten, prospecten en leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door scwitch cvba so verwerkt voor volgende doeleinden, op basis van bijhorende rechtsgronden:

  • dienstverlening aan steraandeelhouders, aandeelhouders en organisaties (uitvoering overeenkomst)
  • registratie persoonsgegevens noodzakelijk voor deelname aan de activiteiten van Scwitch (uitvoering overeenkomst)
  • het versturen van nieuwsbrieven met informatie over zakelijke aspecten, managementaspecten en een aanbod voor professionals (B2B), specifiek gericht op de de socioculturele verenigingen.
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor sessies of aanbod samenaankopen (bestaande klanten voor gelijkaardige producten of toestemming)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb je steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,
  • Contactgegevens van freelancers: telefoonnummer, e-mailadres
  • Contactgegevens van medewerkers van organisaties (werkmail)
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Opleiding en vorming
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de partners waar we mee samenwerken of waar we gezamenlijk producten mee ontwikkelen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door jou zelf

De vermelde gegevens moeten, indien nodig, verstrekt worden om geïnformeerd te worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten en acties van Scwitch. Met uitzondering van :

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens voor direct marketing

Als je ons deze gegevens niet bezorgt, betekent dit dat we geen gerichte foto’s van jou publiceren en we je geen ongevraagde commerciële mails zenden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een externe dienstverlener voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een open source CRM systeem en een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij delen persoonsgegevens enkel met jouw toestemming met de volgende externe partijen :

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten en acties organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. de samenaankopen)
  • Freelancers waar we mee samenwerken

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Als we persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, beschermen we uw persoonsgegevens door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Website

zie disclaimer op de website.

Bewaartermijn

Scwitch cvba so bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Scwitch cvba so verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan: maximaal 3 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking) tenzij dit wettelijk langer noodzakelijk blijkt.

Scwitch cvba so zorgt jaarlijks voor een update van de persoonsgegevens in haar bestanden en verwijdert de persoonsgegevens wanneer ons door de persoon in kwestie of diens organisatie wordt meegedeeld dat de persoon niet meer actief is in de organisatie.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben wij de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Scwitch cvba so van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig

Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.

Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Jouw rechten omtrent uw gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben, als deze niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Mailen kan naar contact@apd-gba.be.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Scwitch cvba so kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 18 oktober 2018.