Hoe moet je beslissingen bekendmaken bij de griffie?

• over de oprichting van een vzw:
  • de oprichtingsakte (door de oprichters), met daarin de statuten
  • de aanstelling van de bestuurders (op de eerste bijeenkomst van de AV)
  • de (eventuele) aanstelling van de vertegenwoordiger(s) (door het Bestuur, of de AV als die daarvoor statutair bevoegd is)

• een statutenwijziging (door de AV)
• wijziging van de naam of zetel
• wijzigingen in het Bestuur:
  • de benoeming van nieuwe bestuurder(s) (door de AV)
  • de (vaststelling) van het einde van een bestuurdersmandaat (door verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege)
  • de hernieuwing van een bestuurdersmandaat (door de AV)
  • de aanvaarding van het ontslag van een bestuurder tijdens mandaatstermijn (door de AV)
  • het ontslag van een bestuurder (door de AV)
• wijzigingen in het Dagelijks Bestuur:
  • de benoeming van een/meer dagelijks bestuur(der(s)) (normaal door het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
  • de (vaststelling) van het einde van het mandaat (door verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege) van dagelijks bestuurder(s)
  • de hernieuwing van een mandaat van een dagelijks bestuurder (normaal door het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
  • aanvaarding van het ontslag van een dagelijks bestuurder (aanvaarding door het Bestuur, of de AV als die statutair bevoegd is)
  • het ontslag van een dagelijks bestuurder (normaal door het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
• wijzigingen van vertegenwoordigers
  • de benoeming van vertegenwoordiger(s)
  • het einde van het mandaat van vertegenwoordiger(s)(door verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege)
  • het ontslag van vertegenwoordiger(s) (normaal door/aan het Bestuur; of de AV als die statutair bevoegd is)
• de benoeming, het einde van het mandaat, het ontslag van de commissaris(sen)-revisor (door de AV)
• de jaarrekening (als je een kleine vzw met vereenvoudigd schema hebt)
• de ontbinding van je vzw

Je moet de kosten voor de bekendmaking vooraf betalen via overschrijving op rekening 679-2005502-27 van het Belgisch Staatsblad (CODE BIC/SWIFT: PCHQBEBB – CODE IBAN BE48 6792 0055 0227).

Bij een online oprichting van je vzw worden de kosten verrekend via online betaling op moment van neerlegging (e-griffie) of via de notaris (e-depot). E-depot is alleen toegankelijk voor notarissen.

Laatste verduidelijking: Dienstnota met betrekking tot de diensten van het RPR (03/05/2022)
FAQ: Veel gestelde vragen aan de griffie

• Leg alle formulieren 3x neer
• Wil je een bestuurder (her)benoemen of ontslaan, dan moet je een kopie van de voor- en achterzijde van de identiteitsdocumenten van die bestuurder toevoegen.
  Kan je geen kopie van de ontslagnemende bestuurder bekomen, dan is de ontslagbrief ook voldoende. Als dat ook niet mogelijk is, volstaat een document met de reden waarom geen kopie van de identiteitsdocumenten van de vervangen bestuurder wordt meegegeven, ondertekend door de neerlegger.
  Voor een nieuwe bestuurder volstaat een verklaring niet, daarvoor moet je altijd alle identiteitsgegevens meedelen en neerleggen.
• De beslissing van het Bestuur of van de AV moet origineel/digitaal getekend en geparafeerd worden door alle personen die betrokken zijn bij de beslissing (naam-voornaam-handtekening)
  Van wie heb je dus de handtekening nodig voor welke beslissing?
  • benoeming van een bestuurder: handtekening van alle leden aanwezig op de AV die hem (her)benoemden
  • bestuurder neemt ontslag: handtekening van alle leden aanwezig op het bevoegde orgaan dat het ontslag aanvaardde
  • bestuurder wordt ontslagen: handtekening van alle aanwezigen op de AV die hem ontsloeg
    
    Belangrijk: ontslagen en (her)benoemde personen moeten ook tekenen. Kan de ontslagnemende niet meer tekenen, dan is een ontslagbrief ook voldoende.
• Als je geen kopie van de ID kan voorleggen, moet je een ondertekend document bijvoegen bijv. een ontslagbrief
• Een zetelwijziging moet je binnen 1 maand na de AV publiceren. Is die maand al voorbij, dan moet je binnen de 2 weken een geregistreerd bewijs leveren dat je een zakelijk of persoonlijk recht hebt op het onroerend goed waarop je de maatschappelijke zetel zal vestigen (bijv. een huurovereenkomst of eigendomsbewijs)
  
  Een bewijs van zakelijk of persoonlijk recht op het onroerend goed is ook nodig:
  • als je zetelverplaatsing volgt op een recente zetelverplaatsing (binnen 1 jaar voor nieuwe zetelverplaatsing)
  • als de ondertekende beslissing tot zetelverplaatsing van het Bestuur of de AV al méér dan 1 maand oud is wanneer je ze neerlegt ter griffie

• Als een professional zoals o.a. boekhouder/advocaat/notaris neerlegt, moet die altijd een ondertekend certificaat bijvoegen met:
  • zijn persoonlijke identiteits- en contactgegevens en een kopie van de identiteitskaart;
  • de gegevens van zijn onderneming;
  • zijn erkenningsnummer;
  • de naam van het Instituut of de Orde waartoe hij behoort;
  • een getekende verklaring waarop hij de datum vermeldt, met de woorden: “Ondergetekende, die in overeenstemming met zijn deontologische verplichtingen, de belanghebbende(n) bij de neergelegde akte(n) heeft geïdentificeerd die betrokken zijn bij de gepresenteerde publicatie.”
    De boekhouder/advocaat/notaris moet het zelf invullen en origineel tekenen. Gebruik het juiste certificaat.

Uitzondering: Je hebt geen certificaat, verklaring of kopie van de identiteitskaart nodig als de benoemings- of ontslagakte een notariële akte is én door een notaris wordt neergelegd

• Statuten hoef je niet apart aan te geven aangezien ze al in luik B staan. Vroeger raadden we aan om ook nog een gecoördineerde versie van je statuten mee te sturen voor de duidelijkheid.
• Als je een bewijs van neerlegging wil, moet je een derde exemplaar van formulier I toevoegen en een geadresseerde briefomslag met een zegel.

Leg je akten neer op de griffie van de Dienst rechtspersonen en VZW’s in de Britse Tweedelegerlaan 148, 1190 Vorst.
FAQ's