Algemene Vergadering: de do's & don'ts

De Algemene Vergadering (AV) bestaat uit de leden. In de nieuwe wetgeving worden ze gewoon 'leden' genoemd. Vroeger werd soms gesproken van de 'effectieve leden' of 'werkende leden'.

Het wettelijk minimum aantal leden is 2, maar 3 is aanbevolen. Het is niet langer verplicht om meer leden dan bestuurders te hebben, maar met het oog op goed bestuur wel gezond.

Bij de oprichting van de vzw zijn de oprichters de eerste leden, daarna kunnen nieuwe leden toetreden volgens de procedure in je statuten. In het verplichte ledenregister houd je bij wie lid is.

Naast leden, kan je optioneel ook 'toegetreden leden' hebben. Toegetreden leden zijn derden die een bepaalde band hebben met de vzw, maar geen (of toch zeker niet hetzelfde) stemrecht in de AV hebben. Ze kunnen eventueel wel uitgenodigd worden om de AV bij te wonen of inzagerecht krijgen.

Bekijk onze modelstatuten voor een voorbeeld van hoe je het lidmaatschap van leden (en toegetreden leden) in je statuten kan regelen.

Het Bestuur moet minstens 1x per jaar de AV samenroepen, en dat binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. De AV moet immers de boekhouding en de jaarrekening goedkeuren.

Bijv.: als je boekjaar eindigt op 31 december, moet je vóór eind juni een AV houden.

Je moet de uitnodiging minstens 15 dagen vóór de AV naar alle leden, (toegetreden leden), bestuurders en commissarissen versturen. De uitnodiging bevat datum, uur, plaats en een ontwerp van agenda. Punten buiten de agenda kunnen niet behandeld worden tijdens de AV.

Als je een statutenwijziging wilt voorleggen, moet je de voorgestelde wijzigingen nauwkeurig aangegeven in de oproeping. Voeg je ontwerpstatuten dus bij de oproeping.

Gewone Algemene Vergadering

Tijdens een ‘gewone Algemene Vergadering’ licht het bestuursorgaan de financiële toestand en de uitvoering van de begroting toe. Na de goedkeuring van de jaarrekening, beslist de Algemene Vergadering over de kwijting van de bestuurders en de eventuele commissaris.

Deze gewone AV kan in principe vergaderen ongeacht het aantal aanwezigen, tenzij je statuten een aanwezigheidsquorum bepalen.

Buitengewone Algemene Vergadering

Voor bepaalde beslissingen wordt een ‘buitengewone Algemene Vergadering’ samengeroepen en gelden er wettelijke regels over hoeveel leden aanwezig moeten zijn en met welke meerderheid er gestemd moet worden. Denk bijv. aan statutenwijzigingen.

Om te kunnen beslissen over een statutenwijziging moeten:
- ten minste 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn;
- daarvan moet 2/3e akkoord zijn.

Indien geen 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is op de AV, is een tweede bijeenroeping nodig, minstens 15 dagen later. Deze AV kan op geldige wijze beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Nog steeds is een bijzondere meerderheid van 2/3e stemmen vereist.