Ga verder naar de inhoud

Boekhouding en jaarrekening: (publicatie)verplichtingen

Als vzw moet je een boekhouding bijhouden en jaarlijks de jaarrekening neerleggen. Hoe je je de boekhouding moet voeren en je jaarrekening opmaken en neerleggen, is afhankelijk van de grootte van je vzw.

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) wijzigde de opsplitsing onder vzw's volgens hun grootte.

Nieuwe categorieën van vzw's volgens grootte

Het WVV maakt een onderscheid tussen “kleine vzw’s”, “micro-vzw’s” en “andere dan kleine vzw’s”.

Dat onderscheid is vooral belangrijk voor:

  • het soort boekhouding dat je vzw moet voeren
  • waar en hoe je de jaarrekening moet neerleggen


Er is een onderscheid tussen 4 vormen van vzw’s:

  1. Kleine vzw met vereenvoudigd schema
  2. Micro vzw
  3. Kleine vzw met verkort schema
  4. Andere dan kleine vzw

Kleine vzw met vereenvoudigd schema

Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

  • jaargemiddelde van het aantal werknemers: max. 5 VTE
  • in totaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. btw)
  • in totaal 1 337 000 euro aan bezittingen/ in totaal 1 337 000 euro aan schulden


Boekhouding? Je vzw mag werken met een ‘enkelvoudige boekhouding’.

Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Hier vind je welke griffie je vzw-dossier beheert.

Microvzw

Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

  • jaargemiddelde van het aantal werknemers: max. 10 VTE
  • jaaromzet (excl. btw): 700 000 euro
  • balanstotaal: 350 000 euro

Boekhouding? Als je vzw meer dan 1 van de voorwaarden van ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema' overschrijdt, moet je werken met een dubbele boekhouding.

Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.

Kleine vzw met verkort schema

Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

  • jaargemiddelde van het aantal werknemers: max. 50 VTE
  • jaaromzet (excl. btw): 9 000 000 euro
  • balanstotaal: 4 500 000 euro


Boekhouding? Je vzw moet werken met een dubbele boekhouding.

Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.

Andere dan kleine vzw

Als je méér dan één van de criteria van ‘kleine vzw’ overschrijdt, ben je een ‘andere dan kleine vzw’ (= een grote vzw).


Boekhouding? Je vzw moet werken met een dubbele boekhouding.

Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.

Hoe werk je met een enkelvoudige boekhouding?

Welke soort vzw?

Alleen als je vzw een ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ is, mag je werken met een vereenvoudigde boekhouding, de zogenaamde ‘enkelvoudige boekhouding’ of ‘kasboekhouding’.

Als je dat wil, mag je wel een (dubbele) boekhouding voeren. Dat is te overwegen als het aantal verrichtingen erg groot wordt. Soms is een ‘dubbele boekhouding’ ook een voorwaarde om in aanmerking te komen voor bepaalde subsidies van de overheid.


Wat houd je bij?

Bij de enkelvoudige boekhouding hou je alleen een financieel dagboek bij. Een financieel dagboek, bestaat uit:

  • een kasboek = uitgaven en ontvangsten in geld
  • én een bankboek = uitgaven en ontvangsten via de bankrekening

Werkt je vzw ook met leveranciers en klanten, dan hou je ook volgende boeken bij:

  • een aankoopboek met facturen van je leveranciers (uitgaven)
  • een verkoopboek met facturen van je klanten (inkomsten)

In al deze documenten zijn de inkomsten en uitgaven uitgesplitst in kolommen.


Waaruit bestaat je vereenvoudigde boekhouding?

  • het genormaliseerd model van een dagboek van ontvangsten en uitgaven (bijlage A)
  • het genormaliseerd (‘ongesplitst’) minimumschema van de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B)
  • een toelichting (bijlage C)

Hoe maak je de jaarrekening op?

Ook dat is afhankelijk van de grootte van je vzw.

Wanneer moet je verplicht een commissaris aanstellen?

Om dat te weten, moet je kijken naar de definitie van een kleine vzw met verkort schema (art. 1:28 § 1 WVV).

Als je vzw niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

  • jaargemiddelde van het aantal werknemers: max. 50 VTE
  • jaaromzet (excl. btw): 9 000 000 euro
  • balanstotaal: 4 500 000 euro

dan ben je niet verplicht om een commissaris te benoemen.

Voldoe je niet aan die definitie, dan val je onder de andere dan kleine vzw's en ben je dus wel verplicht om een commissaris aan te stellen (art. 3:47, §6 WVV).
In de praktijk gaat het om grotere vzw's, of vzw's die een commissaris stellen om bijv. een subsidie binnen te halen.

Misschien ook interessant voor jou

Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor nieuwe vzw’s in werking. Tegen 1 januari 2024 moeten alle vzw’s hun statuten daaraan aanpassen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 16 januari 2023

Bij het uitbreken van de coronacrisis werd er een tijdelijke regeling uitgewerkt om schriftelijke en digitale Algemene Vergaderingen mogelijk te maken. Die regeling werd eind december 2020 vervangen door een permanente regeling voor online vergaderen.

Vzw-beheer
·
Algemene vergadering
·
gewijzigd op 17 februari 2023

Hier kan je alles lezen over de belangrijkste wijzigingen voor je vzw volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 20 februari 2023