Als vzw moet je een boekhouding bijhouden en jaarlijks de jaarrekening neerleggen. Hoe je je de boekhouding moet voeren en je jaarrekening opmaken en neerleggen, is afhankelijk van de grootte van je vzw.
Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) wijzigde de opsplitsing onder vzw's volgens hun grootte.
Het WVV maakt een onderscheid tussen “kleine vzw’s”, “micro-vzw’s” en “andere dan kleine vzw’s”.
Dat onderscheid is vooral belangrijk voor:
Er is een onderscheid tussen 4 vormen van vzw’s:
Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
Boekhouding? Je vzw mag werken met een ‘enkelvoudige boekhouding’.
Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Hier vind je welke griffie je vzw-dossier beheert.
Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
Boekhouding? Als je vzw meer dan 1 van de voorwaarden van ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema' overschrijdt, moet je werken met een dubbele boekhouding.
Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.
Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
Boekhouding? Je vzw moet werken met een dubbele boekhouding.
Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.
Als je méér dan één van de criteria van ‘kleine vzw’ overschrijdt, ben je een ‘andere dan kleine vzw’ (= een grote vzw).
Boekhouding? Je vzw moet werken met een dubbele boekhouding.
Jaarrekening? Je legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.
Alleen als je vzw een ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ is, mag je werken met een vereenvoudigde boekhouding, de zogenaamde ‘enkelvoudige boekhouding’ of ‘kasboekhouding’.
Als je dat wil, mag je wel een (dubbele) boekhouding voeren. Dat is te overwegen als het aantal verrichtingen erg groot wordt. Soms is een ‘dubbele boekhouding’ ook een voorwaarde om in aanmerking te komen voor bepaalde subsidies van de overheid.
Bij de enkelvoudige boekhouding hou je alleen een financieel dagboek bij. Een financieel dagboek, bestaat uit:
Werkt je vzw ook met leveranciers en klanten, dan hou je ook volgende boeken bij:
In al deze documenten zijn de inkomsten en uitgaven uitgesplitst in kolommen.
Ook dat is afhankelijk van de grootte van je vzw.
Om dat te weten, moet je kijken naar de definitie van een kleine vzw met verkort schema (art. 1:28 § 1 WVV).
Als je vzw niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
dan ben je niet verplicht om een commissaris te benoemen.
Voldoe je niet aan die definitie, dan val je onder de andere dan kleine vzw's en ben je dus wel verplicht om een commissaris aan te stellen (art. 3:47, §6 WVV).
In de praktijk gaat het om grotere vzw's, of vzw's die een commissaris stellen om bijv. een subsidie binnen te halen.
Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor nieuwe vzw’s in werking. Tegen 1 januari 2024 moeten alle vzw’s hun statuten daaraan aanpassen.
Bij het uitbreken van de coronacrisis werd er een tijdelijke regeling uitgewerkt om schriftelijke en digitale Algemene Vergaderingen mogelijk te maken. Die regeling werd eind december 2020 vervangen door een permanente regeling voor online vergaderen.
Hier kan je alles lezen over de belangrijkste wijzigingen voor je vzw volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.