Vergaderen op afstand

Door de invoering van de wetsbepalingen is het tegenwoordig altijd mogelijk om een digitale Algemene Vergadering te houden, ook al is dat niet voorzien in je statuten.

Het Bestuur beslist

Het is het bestuursorgaan dat beslist of de Algemene Vergadering op die manier wordt georganiseerd.

Voorwaarden van het gebruikte elektronisch communicatiemiddel

De hoedanigheid en de identiteit van de leden moeten kunnen worden gecontroleerd aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel. Dat elektronische communicatiemiddel moet de leden ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Het moet de leden bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen.

Deze voorwaarden kan je vervullen als je met de meest gebruikte elektronische communicatiemiddelen van het moment werkt zoals Zoom, Teams, enzovoort. Een digitale Algemene Vergadering georganiseerd via die wegen is dus geldig.

De oproeping voor een digitale Algemene Vergadering

De oproeping moet een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures over de deelname op afstand bevatten. Maak de procedures voor wie het recht heeft om aan de Algemene Vergadering deel te nemen toegankelijk op je verenigingswebsite, als je een website hebt.

Stemmen op voorhand

Bovendien kan er ook beslist worden dat leden op voorhand hun stem kunnen uitbrengen. Dat kan echter alleen als daarover een procedure is uitgewerkt in de statuten.

Een andere vorm van vergaderen zonder fysieke aanwezigheid, is volledig schriftelijk vergaderen. Dat wil zeggen dat er geen fysieke bijeenkomst is, maar ook geen elektronische bijeenkomst. De ‘vergadering’ vindt louter op papier plaats.

Een schriftelijke AV kan enkel als alle leden eenparig alle besluiten nemen. Het kan bovendien niet voor statutenwijzigingen.

Ook het Bestuur kan schriftelijk vergaderen op voorwaarde dat alle bestuurders unaniem akkoord gaan en het niet gaat om een beslissing waarvoor de statuten het uitsluiten.

Je vindt de nieuwe regels over vergaderen op afstand in:

• Art. 9:9 WVV
  De besluiten van het bestuursorgaan kunnen bij eenparig schriftelijk besluit van alle bestuurders worden genomen, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.
  De statuten kunnen bepalen dat een bestuurder zich op een vergadering van het bestuursorgaan door een ander bestuurder kan laten vertegenwoordigen.
  De notulen van de vergaderingen van het bestuursorgaan worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.

• Art. 9:14/1 WVV
  De leden kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld. De leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris, mogen op hun verzoek van die besluiten kennis nemen.
  
  
• Art. 9:16/1 WVV
  § 1. Het bestuursorgaan kan de leden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de VZW ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de leden die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
  Voor de toepassing van het eerste lid moet de VZW de hoedanigheid en de identiteit van het in het eerste lid bedoelde lid kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel. Aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel kunnen bijkomende voorwaarden worden gesteld, met als enige doelstelling de veiligheid van het elektronische communicatiemiddel te waarborgen.
  Voor de toepassing van het eerste lid moet het elektronische communicatiemiddel de in het eerste lid bedoelde leden, onverminderd enige bij of krachtens de wet opgelegde beperking, ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Het elektronische communicatiemiddel moet de in het eerste lid bedoelde leden bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen tenzij het bestuursorgaan in de oproeping tot de algemene vergadering motiveert waarom de VZW niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.
  De oproeping tot de algemene vergadering omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Als de VZW een verenigingswebsite heeft als bedoeld in artikel 2:31 worden die procedures voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de verenigingswebsite.
  De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.
  De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen.
  
  § 2. Onverminderd artikel 9:15 kunnen de statuten ieder lid toestaan langs elektronische weg op afstand te stemmen vóór de algemene vergadering, volgens de statutair bepaalde modaliteiten.
  Als de VZW stemmen op afstand vóór de algemene vergadering langs elektronische weg toestaat, moet zij in staat zijn de hoedanigheid en de identiteit van het lid te controleren, op de bij of krachtens de statuten bepaalde wijze.