Ga verder naar de inhoud

Hoe richt je een vzw op?

Wil je een vzw oprichten maar weet je niet waar te beginnen? Volg ons stappenplan en richt je vzw op!

Stap 1. (Ontwerp)statuten maken

De statuten zijn de ‘grondwet’ van je vzw. Ze bevatten bepaalde wettelijke regels, waarbij je soms uit bepaalde opties moet kiezen, met plichten die je kunt verstrengen en rechten die je kunt uitbreiden, en specifieke interne regels.
Je start best door zelf of al met (enkele van) de kandidaat-oprichters een ontwerp van statuten te maken.

Naamkeuze vzw

Controleer of de naam (of namen) die je wilt voorleggen op de oprichtingsvergadering nog niet in gebruik is (zijn) in het repertorium van rechtspersonen en de Kruispuntbank van Ondernemingen. Gebruik je dezelfde of een gelijkende naam, dan loop je immers het risico in rechte gedwongen te worden die niet meer te gebruiken. De wet stelt ook expliciet dat je als rechtspersoon een naam moet gebruiken die verschilt van elke andere rechtspersoon (art. 2:3 WVV).

Kijk op DNS na of de domeinnaam op het internet nog beschikbaar is en registreer je domeinnaam.

Na publicatie in het Belgisch Staatsblad is de naam, als hij origineel is, min of meer beschermd in ons land. Als je er volledige bescherming van wilt als ‘merk’, overweeg dan registratie bij het Benelux merkenbureau (tegen betaling).

Geen zin in gedoe? Stel je statuten op met onze Statutenbouwer

Met de Statutenbouwer worden je statuten 'kant-en klaar' gegenereerd, volledig volgens de recentste wetgeving van 2019. De handige tool loodst je aan de hand van een aantal vragen probleemloos doorheen alle stappen, en dat aan een faire prijs.

Doe je het toch liever zelf? Gebruik onze modelstatuten

In onze gratis beschikbare modelstatuten vind je alle mogelijke opties om je statuten op te stellen. Ze gaan uit van de wettelijk verplichte bepalingen maar bevatten ook door (ervarings)experts nuttig bevonden clausules.

Stap 2. Oprichtersvergadering

Nodig vervolgens de kandidaat-oprichters uit op een oprichtingsvergadering, via e-mail of gewone briefpost.
Een voorbeeld met de verplichte en facultatieve agendapunten vind je in ons model uitnodiging oprichting VZW.

Je moet met minstens 2 zijn om een vzw op te richten (vroeger was dit nog 3). Zowel natuurlijke personen, als rechtspersonen en feitelijke verenigingen kunnen oprichter zijn. Voor feitelijke verenigingen moet in de regel elk 'lid' optreden als oprichter.
Een minderjarige kan medeoprichter zijn als een van de ouders mee ondertekent.

Volmacht/Vertegenwoordiging

Als je als oprichter-natuurlijke persoon zelf niet aanwezig kan zijn, kan je een volmacht geven aan een andere medeoprichter of een derde. De vertegenwoordiger van een rechtspersoon moet een bewijs van geldige vertegenwoordiging voorleggen of een bijzondere volmacht. Hetzelfde geldt voor een feitelijke vereniging waarvan niet alle leden optreden als oprichter.

Hier vind je een model van een volmacht voor de oprichtingsvergadering. Hecht de volmachten aan je oprichtingsakte (Stap 3).

Op de vergadering overloop je samen de ontwerpstatuten en keur je ze unaniem goed met alle oprichters, die ze ondertekenen.

Aandachtspunt: overname van verbintenissen aangegaan vóór de oprichting van de vzw

Ga je in de aanloop naar de oprichting al in naam van je vzw in oprichting verbintenissen aan, dan kan je latere vzw die overnemen. De over te nemen verbintenissen mogen niet meer dan 2 jaar vóór het verkrijgen van de rechtspersoonlijkheid van de vzw aangegaan zijn. Je vzw moet de verbintenissen binnen 3 maanden overnemen (vroeger kon dat nog binnen 6 maanden). Neem de lijst van die verbintenissen op in je oprichtingsakte. In ons model oprichtingsakte vind je een voorstel van zo'n clausule.

Stap 3. Oprichtingsakte

De oprichtingsakte stel je normaal samen met de oprichters op. Ze heet dan ‘onderhandse oprichtingsakte’. Je moet minstens 2 originele exemplaren opmaken, maar meer mag natuurlijk ook als meerdere oprichters een origineel exemplaar willen.

Hier vind je een model van een onderhandse oprichtingsakte.

Als je een onroerend goed in je vzw wilt inbrengen, moet je langs de notaris. In dat geval gaat het om een ‘authentieke akte’ en geen onderhandse akte.

Taal van de oprichtingsakte

Is de ‘exploitatiezetel’ (bij oprichting is dat de maatschappelijke zetel) van je vzw in het Vlaams Gewest gelegen, dan moet de akte (en ook de eerste benoemingsbesluiten) in het Nederlands. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moet ze in het Nederlands of in het Frans, of in beide talen.

De statuten van je vzw vormen het centrale onderdeel van de onderhandse oprichtingsakte.
Er komen echter nog enkele formele punten bij kijken.

Namen oprichters

Bovenaan de akte, voorafgaand aan de statuten, of onderaan, vermeld je: naam (voornaam en familienaam) en woonplaats van elke oprichter.
Als de oprichter een rechtspersoon is, vermeld je: de naam, rechtsvorm en zetel.

TIP: Zet de namen van de oprichters niet in de statuten zelf, anders neem je die lijst mee gedurende het hele 'leven' van je vzw (tenzij je later een statutenwijziging doorvoert).

Volmachten / Vertegenwoordiging

Hecht eventuele volmachten aan de oprichtingsakte. Voor rechtspersonen en feitelijke verenigingen moet je het bewijs van geldige vertegenwoordiging of, in geval van een bijzonder gevolmachtigde, de volmacht toevoegen.

Stap 4. Aanstelling Bestuur en (eventueel) commissaris-revisor

Aansluitend op de oprichting van je vzw vergader je met de oprichters/stichtende leden als Algemene Vergadering en stellen jullie het Bestuur aan.

Minimum aantal bestuurders

Het Bestuur moet uit minimum 3 bestuurders bestaan (tenzij er maar 2 leden zijn, dan zijn 2 bestuurders genoeg maar verliest elke bepaling die aan 1 bestuurder een doorslaggevende stem zou geven zijn werking).
Vroeger moest er altijd minstens één persoon meer in de AV zitten dan in het Bestuur. Die verplichting is nu weggevallen. Toch raadt Scwitch in het kader van goed bestuur en gezonde controle aan dat je Algemene Vergadering uit meer leden bestaat dan je Bestuur.

Een minderjarige kan geen deel uitmaken van het bestuursorgaan. Volgens de principes van het gemeen recht kan een minderjarige immers geen verbintenissen aangaan zonder medeondertekening door een van zijn ouders.

In het benoemingsbesluit vermeld je: naam (voornaam, familienaam) en adres van de bestuurders.
Geboortedatum en -plaats hoef je in tegenstelling tot vroeger niet meer te vermelden.

Een voorbeeld voor de aanstelling van het Bestuur vind je in ons model onderhandse oprichtingsakte.

TIP: Vraag meteen ook het rijksregisternummer van de bestuurders. Dat heb je immers nodig wanneer je de oprichting neerlegt bij Stap 6.

Niet-belgen kunnen zich identificeren aan de hand van het BIS-nummer. Voor wie ook geen BIS-registernummer heeft, zou een kopie van het identiteitsbewijs moeten volstaan. In dat laatste geval kun je geen elektronische neerlegging doen via e-griffie, want daarvoor is een registernummer vereist.

Een rechtspersoon als bestuurder van je vzw

In het (uitzonderlijke) geval dat één of meer rechtspersonen bestuurder zijn, vermeld je: naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer, zetel en een vaste vertegenwoordiger van de bestuurder-rechtspersoon. Die vaste vertegenwoordiger is een natuurlijke persoon die in naam en voor rekening van rechtpersoon in het Bestuur zit, en hoofdelijk aansprakelijk is samen met rechtspersoon-bestuurder. Dezelfde publicatieverplichtingen als voor de bestuurder gelden.

Wanneer moet je een commissaris aanstellen?

Als je vzw een ‘andere dan kleine en micro’ vzw' is (lees: grote vzw, zie criteria), moet de Algemene Vergadering een commissaris-revisor aanstellen die de controle van de boekhouding doet. Je kan hier ook zelf voor kiezen, bijv. al dan niet opgelegd door een financierder.
Als er een ondernemingsraad is (bij fusie of een technische bedrijfseenheid bijvoorbeeld), gebeurt die aanstelling echter verplicht op initiatief van het Bestuur. Het Bestuur doet dan een voorstel aan de ondernemingsraad, die op zijn beurt de voordracht doet aan de Algemene Vergadering.

Stap 5. Optioneel: aanstelling Dagelijks Bestuur

Je kan naast je bestuursorgaan een Dagelijks Bestuur aanstellen, maar dat is niet verplicht. Deze stap is dus alleen nodig als er volgens je statuten een Dagelijks Bestuur(der) wordt opgericht (aangesteld).

De aanstelling van het Dagelijks Bestuur is in principe de bevoegdheid van het Bestuur en vergt dus een bestuursvergadering.

TIP: Het Bestuur kan die aanstelling later ook nog doen, maar dan heb je opnieuw publicatiekosten. Overweeg dus als het kan die aanstellingen toch aansluitend bij of snel na de oprichting te doen.

In het benoemingsbesluit vermeld je: naam (voornaam, familienaam), adres van de perso(o)n(en) belast met het dagelijks bestuur.
Geboortedatum en -plaats zijn niet langer vereist.

TIP: Vraag meteen ook het rijksregisternummer. Dat heb je immers nodig voor wanneer je de oprichting neerlegt bij stap 6.

Voor niet-Belgen vraag je het BIS-registernummer of voor wie ook dat niet heeft, een kopie van het identiteitsbewijs.
In dat laatste geval kun je geen elektronische neerlegging doen via e-griffie, want daarvoor is een registernummer vereist.

In het (uitzonderlijke) geval dat het om rechtspersonen gaat, vermeld je: naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer, zetel en de vaste vertegenwoordiger van de dagelijks bestuurder-rechtspersoon.

Stap 6. Neerlegging en publicatie

De oprichting- en aanstellingsaktes van het Bestuur moet je binnen de maand neerleggen (lees: indienen) bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.

Je moet het officiële formulier I gebruiken dat je hier kan downloaden. Je hebt normaal de keuze om het elektronisch via e-griffie neer te leggen, of op papier bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Als een of meerdere bestuurders (en/of dagelijks bestuurders) niet-Belg zijn en ze geen BIS-registernummer hebben, moet je de neerlegging op papier doen. Voor de elektronische neerlegging is immers een rijksregisternummer nodig.

Een BIS-registernummer is een uniek identificatienummer voor personen die niet ingeschreven zijn in het Rijksregister, maar die toch een relatie hebben met de Belgische overheden. Je vindt het BIS-nummer terug op documenten zoals het aanslagbiljet, het nummer van je pensioendossier, de vreemdelingenkaart...

Voor wie ook geen BIS-registernummer heeft, zou een kopie van het identiteitsbewijs moeten volstaan. Je kan bij de griffie een BIS-nummer aanvragen door een de kopie van het identiteitsbewijs samen met het formulier I naar de griffie te sturen.

Stap 7. Intern vzw-dossier opstellen

Op de maatschappelijke zetel van je vzw moet je een intern vzw-dossier bijhouden.

Je intern vzw-dossier bestaat uit:

  • je ledenregister
  • je boekhoudkundige stukken
  • verslagen van je Algemene Vergaderingen en Bestuursvergaderingen

Ledenregister

Als vzw moet je een register van je leden (laten) maken en bijhouden op de zetel. Vroeger werden deze leden de 'werkende leden' genoemd. In de nieuwe wetgeving is de officiële benaming nu gewoon ‘leden’. De verplichting om het ledenregister bij te houden gaat enkel over de gewone leden (niet de eventuele toegetreden leden).

Het ledenregister is de verantwoordelijkheid van het Bestuur. Het mag schriftelijk of elektronisch, maar je moet er altijd de historiek van de aanpassingen in het ledenbestand uit kunnen afleiden. De lijst mag alfabetisch of chronologisch zijn en kan gelijk welke vorm aannemen, bijv. een registratieboek, een Excel, of een elektronisch ledenregistratiesysteem.

Hier vind je een model ledenregister.
TIP: De vzw-beheerstool van Assist bevat een module ledenbeheer.

Wat moet er in je ledenregister?

  • van elk lid: voor- en familienaam en adres,
    en als het om rechtspersonen gaat: naam, rechtsvorm en adres van de zetel
  • elke beslissing of wijziging van het lidmaatschap: toetreding, adreswijziging, wijziging van vertegenwoordiger (van een lid-rechtspersoon), uitsluiting, ontslagneming, overlijden, ontbinding van de rechtspersoon.
    Elke wijziging moet binnen 8 dagen nadat het Bestuur er kennis van nam in je register staan.

Verslagen van vergaderingen en boekhoudkundige stukken

Je moet alle verslagen van de organen van je vzw en alle boekhoudkundige stukken bijhouden.

Stap 8. Vermelding van de identificatiegegevens van je vzw

Je moet op alle stukken van je vzw (akten, facturen, brieven, mails, website, aankondigingen, enzovoort) een aantal gegevens vermelden, namelijk

  • de officiële naam van je organisatie, voorafgegaan of gevolgd door de woorden ‘Vereniging zonder Winstoogmerk’ of afgekort ‘vzw’ (in hoofd- of kleine letters)
  • het adres van de zetel
  • het ondernemingsnummer, in de vorm: ‘Ondernemingsnummer: 0123.456.789’.
  • Als je vzw btw-plichtig is: je BE-btw-nummer (= ondernemingsnummer), in de vorm: ‘BE BTW 0123.456.789’
  • het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting 'RPR', met daarna de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon.
  • het e-mailadres van je vzw en de website als je die hebt

Bijv.: Het Voorbeeld vzw,
adres,
Ondernemingsnummer: 0123.456.789
BE BTW 0123.456.789
RPR Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel
e-mail
website


Zelf aan de slag?

Misschien ook interessant voor jou

Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor nieuwe vzw’s in werking. Tegen 1 januari 2024 moeten alle vzw’s hun statuten daaraan aanpassen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 16 januari 2023

Bij het uitbreken van de coronacrisis werd er een tijdelijke regeling uitgewerkt om schriftelijke en digitale Algemene Vergaderingen mogelijk te maken. Die regeling werd eind december 2020 vervangen door een permanente regeling voor online vergaderen.

Vzw-beheer
·
Algemene vergadering
·
gewijzigd op 17 februari 2023

Hier kan je alles lezen over de belangrijkste wijzigingen voor je vzw volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 20 februari 2023