Alles wat je moet weten over het UBO-register

De 'Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen, financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten' verplicht alle rechtspersonen om sinds 30 september 2019 de ‘uiteindelijk begunstigden’ (UBO of ‘Ultimate Beneficial Owner’) van hun juridische entiteit te registreren. De wetgeving is bedoeld om te voorkomen dat natuurlijke personen met malafide bedoelingen zich verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit, bijv. voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.

De ‘uiteindelijk begunstigden’ zijn alle natuurlijke personen ten voordele van wie een verrichting wordt gedaan, of een zakelijke relatie wordt aangegaan, of die de uiteindelijke eigenaar of bezitter zijn.

De UBO-verklaring is voor vzw's een eigenaardig punt. Niemand bezit immers een vzw of krijgt het vermogen ervan. Toch moet je ook voor een vzw de ‘uiteindelijk begunstigden’ opgeven. Ben je niet in orde, dan riskeer je een boete.

Je kan je uiteindelijke begunstigden registreren in je MyMinfin-portaal.
De Gebruikershandleiding van de FOD Financiën vind je hier.

De verplichting is drieledig:

1. je moet het UBO-register invullen,
2. jaarlijks herbevestigen en tussentijdse wijzigingen in je bestuur binnen de maand aanpassen,
3. en bewijsstukken uploaden die bewijzen dat de gegevens actueel en correct zijn

Voor (internationale) vzw's en stichtingen worden als ‘uiteindelijk begunstigden’ beschouwd:
Art. 4, 27° c) Wet:
1° de leden van de raad van bestuur;
2° de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
3° de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
4° de stichters van een stichting;
5° de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
6° elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Concreet gaat het voor een vzw dus over:

• Cat. 1: de leden van het Bestuur
• Cat. 2: het dagelijks Bestuur
• Cat. 3: de gemachtigden om de organisatie te vertegenwoordigen

Dat zijn 3 categorieën waarvan de info reeds bekend is bij de KBO en die in principe al door middel van ‘preregistratie’ zouden moeten zijn ingevuld (zie verder).

• Cat. 4: de natuurlijke personen waarvoor de VZW is opgericht

Dat kan je als ‘groep van personen’ omschrijven: bijv. voor een vzw opgericht voor het ondersteunen van oorlogsslachtoffers kan dat ‘de Syrische oorlogsslachtoffers’ zijn.
Opmerking: Het kan gebeuren dat je hier niets invult. Bijv. als je vzw opgericht is voor de bescherming van het milieu (en dus niet opgericht voor natuurlijke personen)

• Cat. 5: alle anderen met zeggenschap

Dit is een restcategorie: het gaat om elke andere natuurlijke persoon die feitelijk de mogelijkheid heeft om te beslissen of om je vereniging te vertegenwoordigen, ook al is die bevoegdheid niet gepubliceerd in de KBO.

Het zijn de bestuurders die verantwoordelijk zijn om de gegevens en de nodige bewijsstukken aan te leveren. Je kan je uiteindelijke begunstigden registreren in je MyMinfin-portaal.

Je kan ook intern iemand anders mandateren om de effectieve registratie te doen, zoals een operationeel medewerker. Er is ook de mogelijkheid om iemand extern te mandateren, bijv. een boekhouder.

Om iemand te mandateren voor toegang tot het UBO-register, volg je de stappen uit de Brochure Procedure Mandataris van de FOD Financiën.

Als bestuurder moet je de informatie

• inwinnen of bijhouden,
• tijdig aan het UBO-register meedelen, en
• onvolledige of onjuiste informatie meedelen.

Boetes

Voldoe je niet aan de verplichten, dan riskeer je als bestuurder een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro. Voor vzw's kunnen de eerste twee inbreuken overigens in een bijkomende boete van 50 tot 5.000 euro resulteren.